Vollständigkeitsprüfung.
Formulare prüfen. Automatisch.
Eingereichte Dokumente in Sekunden auf Vollständigkeit prüfen – fehlende Angaben sofort erkennen, bevor der Vorgang weitergeht.
Das Problem
In vielen Organisationen laufen zentrale Prozesse noch über manuell ausfüllbare Dokumente: Anträge, Formulare, Erfassungsbögen, Checklisten. Die Dokumente werden per E-Mail geschickt, am Schalter abgegeben oder über ein Portal hochgeladen.
Das Problem beginnt danach: Ein Sachbearbeiter muss jedes einzelne Dokument manuell prüfen – Ist Feld X ausgefüllt? Stimmt das Format? Fehlt eine Unterschrift? Ist die Anlage dabei? Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und führt zu Rückfragen, Verzögerungen und Frust – auf beiden Seiten. Besonders in Kommunen und Verwaltungen ist der Prüfaufwand enorm.
So funktioniert es
Drei Schritte – vom leeren Formular zur automatischen Prüfung.
Ein Administrator lädt das leere Formular als PDF hoch und definiert die relevanten Bereiche: Welche Felder müssen ausgefüllt sein? Welches Format wird erwartet? Welche Angaben sind Pflicht, welche optional? Das System lernt die Struktur des Formulars – einmalig.
Bürger, Kunden oder Mitarbeiter laden ihre ausgefüllten PDF-Dokumente über einen öffentlichen Upload-Bereich hoch. Kein Login nötig, kein technisches Wissen erforderlich – einfach Datei hochladen, fertig.
Genesis erkennt die Felder im hochgeladenen Dokument, gleicht sie mit der Master-Vorlage ab und prüft, ob alle Voraussetzungen für eine Weiterverarbeitung erfüllt sind.
Das Dokument wird direkt zur Bearbeitung freigegeben.
Alle fehlenden Felder werden übersichtlich aufgelistet – keine Suche, kein Raten.
Ein Beispiel aus der Praxis
Eine Gemeinde bietet Bürgern die Möglichkeit, Bauanträge online einzureichen. Der Antrag ist ein mehrseitiges PDF mit über 30 Feldern.
Ein Sachbearbeiter öffnet jeden eingereichten Antrag, prüft manuell alle Felder, notiert fehlende Angaben und schreibt eine E-Mail an den Antragsteller. Pro Antrag: 15–30 Minuten. Bei 20 Anträgen pro Woche summiert sich das auf über einen ganzen Arbeitstag – nur für die Vorprüfung.
Der Bürger lädt seinen Antrag hoch und erhält innerhalb von Sekunden eine Rückmeldung: „Feld ‚Grundstücksfläche‘ ist leer. Anlage B (Lageplan) fehlt. Unterschrift auf Seite 4 nicht erkannt.“ Der Antragsteller kann die fehlenden Angaben sofort ergänzen und das Dokument erneut hochladen – ohne Wartezeit, ohne Rückfrage.
Was das für Sie bedeutet
Antragsteller erfahren sofort, ob etwas fehlt – nicht erst nach Tagen per Brief oder E-Mail. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt den gesamten Prozess.
Die zeitaufwendige Vorprüfung entfällt. Sachbearbeiter bekommen nur noch Vorgänge, die tatsächlich vollständig und bereit zur Bearbeitung sind.
Das System ist nicht auf bestimmte Formulare beschränkt. Ob Bauantrag, Personalfragebogen, Versicherungsschaden oder Förderantrag – die KI erlernt die Regeln jedes beliebigen Dokuments.
Der Upload-Bereich benötigt kein Login und keine Registrierung. Bürger, Kunden oder Geschäftspartner laden ihr Dokument einfach hoch – die Hürde ist so niedrig wie möglich.
Für wen ist das relevant?
Überall dort, wo Formulare eingereicht und geprüft werden.
Verwandte Plugins
Formularprozesse weiter automatisieren.
Rückmeldungen zu fehlenden Angaben automatisch per E-Mail an Antragsteller versenden.
Doppelte SicherheitPersonenbezogene Daten in eingereichten Formularen automatisch anonymisieren.
Aufgaben & ProjektePrüfergebnisse als Aufgaben an Sachbearbeiter zuweisen und den Bearbeitungsstand verfolgen.
Häufige Fragen
Aktuell werden PDF-Dokumente unterstützt – sowohl digital ausgefüllte als auch eingescannte Formulare.
Nein. Der Upload-Bereich ist öffentlich zugänglich. Bürger oder Kunden laden ihr Dokument einfach hoch – keine Registrierung nötig.
Ja, besonders für Kommunen und Verwaltungen. Bauanträge, Förderanträge, Gewerbeanmeldungen – alle Formulare können automatisch geprüft werden. Alle Daten bleiben DSGVO-konform auf Ihrem Server.